Tant qu’une PME recrute deux ou trois personnes par an, une boîte mail et un tableur suffisent. Au-delà, les candidatures se perdent entre les boîtes des managers, les réponses aux candidats ne partent pas, et personne ne sait où en est un poste. L’ATS répond à ce problème d’organisation. L’IA est arrivée ensuite, dans le même outil, et elle change la nature de certaines fonctions : c’est là que se situent les obligations. Pour la question plus large de ce qui est permis ou interdit avec l’IA en recrutement, voir notre guide IA et recrutement : ce qui est permis, interdit ou encadré.
ATS : la définition en pratique
Un ATS est un logiciel, le plus souvent en ligne et facturé par abonnement, qui gère le processus de recrutement de bout en bout. Ses fonctions de base, sans IA, sont les mêmes d’un éditeur à l’autre :
- Publier les offres sur la page carrière de l’entreprise et les diffuser sur plusieurs sites d’emploi en une fois (multidiffusion).
- Centraliser les candidatures, quelle que soit leur provenance, dans une base unique.
- Suivre chaque candidat par étapes (reçue, présélection, entretien, proposition, réponse), souvent sous forme de colonnes.
- Partager l’évaluation avec les managers : commentaires, grilles d’entretien, planification des rendez-vous.
- Répondre aux candidats avec des modèles de messages, y compris les réponses négatives.
- Gérer la conservation des données : durée de conservation, consentement pour garder un CV en vivier, suppression.
- Mesurer : délais de recrutement, sources des candidatures, taux de réponse.
Ces fonctions relèvent de l’organisation. Elles traitent des données personnelles de candidats, donc le RGPD s’applique, mais elles ne posent pas de question particulière au titre de l’AI Act.
Ce que l’IA fait dans un ATS
Les fonctions d’IA proposées dans les ATS se rangent en deux familles, et la différence entre les deux décide de presque tout le reste.
| L’IA aide le recruteur à produire | L’IA participe à sélectionner |
|---|---|
| Rédiger une annonce à partir d’une fiche de poste, la reformuler en langage neutre | Attribuer un score ou un pourcentage de correspondance à chaque candidat |
| Extraire les informations d’un CV pour remplir la fiche du candidat (parsing) | Classer les candidatures, en écarter automatiquement certaines |
| Proposer des questions d’entretien liées aux compétences du poste | Recommander les candidats à recevoir en entretien |
| Rédiger les messages aux candidats, résumer les échanges | Évaluer un entretien vidéo ou un test |
| Répondre aux questions pratiques des candidats (dates, lieu, étapes) | Cibler la diffusion des offres selon le profil des personnes |
La colonne de gauche fait gagner du temps sur l’écriture et la saisie ; le recruteur décide. La colonne de droite fait entrer l’outil dans la décision elle-même. Le « tri des CV par IA » dont parlent les éditeurs appartient à cette seconde colonne, même quand l’outil dit seulement « suggérer ».
Un point de vigilance sur la lecture des CV : l’extraction automatique se trompe sur les parcours atypiques, les mises en page originales, les intitulés de poste rares. Un candidat mal lu se retrouve mal classé. Vérifier un échantillon de fiches extraites fait partie du travail, au moins au début.
Ce que la loi impose selon la fonction
Dès aujourd’hui, pour tout ATS
- Information du candidat : il est expressément informé, avant leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d’aide au recrutement utilisées à son égard, qui doivent être pertinentes au regard de la finalité poursuivie (article L1221-8 du Code du travail).
- Information du CSE, dans les entreprises d’au moins 50 salariés, avant l’utilisation de ces méthodes ou techniques et de toute modification (article L2312-38).
- RGPD : seules les données nécessaires au poste sont collectées, une durée de conservation est fixée à l’avance, les candidats sont informés de leurs droits. La CNIL consacre à ces points son guide du recrutement (19 fiches, 30 janvier 2023), dont une fiche sur les logiciels de tri et d’évaluation.
- Décision automatisée : le RGPD encadre les décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé qui affectent la personne de manière significative (article 22). Un refus de candidature décidé par l’outil seul entre dans ce cadre.
À partir du 2 décembre 2027, pour les fonctions de sélection
Le point 4 de l’annexe III de l’AI Act classe à haut risque les systèmes d’IA destinés au recrutement ou à la sélection, notamment pour publier des offres d’emploi ciblées, analyser et filtrer les candidatures et évaluer les candidats. Selon la page de la CNIL mise à jour le 17 août 2026 après l’omnibus numérique, ces règles s’appliquent à partir du 2 décembre 2027 (le calendrier complet de l’AI Act).
L’éditeur de l’ATS est « fournisseur » : c’est à lui de rendre le système conforme. L’entreprise qui l’utilise est « déployeur » et a ses propres obligations (article 26) : utiliser l’outil selon sa notice, confier la supervision humaine à des personnes compétentes, formées et qui ont l’autorité pour corriger, surveiller son fonctionnement et conserver les journaux, informer les représentants du personnel et les candidats concernés.
Enfin, depuis le 2 février 2025, l’article 5 de l’AI Act interdit les systèmes qui déduisent les émotions d’une personne sur le lieu de travail. Une fonction qui prétend lire la motivation ou le stress d’un candidat sur son visage ou sa voix pendant un entretien vidéo ne doit pas être activée.
Les questions à poser à l’éditeur
Avant de signer, ou pour un ATS déjà en place, envoyez ces questions par écrit et gardez les réponses :
- Quelles fonctions de votre outil classent, notent, filtrent ou recommandent des candidats ? Peut-on les désactiver une par une ?
- Comment ces fonctions se situent-elles au regard de l’annexe III de l’AI Act, et quelle documentation fournirez-vous au déployeur (notice, journaux, explications) ?
- Sur quels critères un score est-il calculé, et peut-on les voir pour chaque candidat ?
- Où sont hébergées les données des candidats, qui y accède chez vous, et sont-elles utilisées pour entraîner vos modèles ?
- Comment paramètre-t-on la durée de conservation et la suppression automatique ?
- Quels modèles de messages d’information des candidats proposez-vous ?
Une réponse vague sur les deux premières questions est déjà une information : elle dit que c’est à vous de garder la main.
Mettre en place un ATS en six étapes
- Écrire votre processus actuel, étape par étape, avec qui décide à chaque étape. L’outil s’y adapte, pas l’inverse.
- Choisir les fonctions de la colonne de gauche (rédaction, extraction, messages, planification) et laisser celles de la colonne de droite désactivées au départ.
- Fixer les règles : durée de conservation, accès des managers, modèles d’information des candidats, mention de l’outil dans l’annonce. Elles trouvent leur place dans la charte IA de l’entreprise.
- Informer le CSE si l’entreprise compte au moins 50 salariés, avant la mise en service.
- Former les utilisateurs : recruteurs et managers qui commentent dans l’outil. Ils doivent savoir relire une annonce générée, repérer une fiche mal extraite et ne jamais traiter un score comme une décision.
- Réexaminer avant décembre 2027 toute fonction de sélection que vous voudriez activer : supervision humaine nommée, journaux conservés, information des candidats.
Ces étapes sont celles qu’on travaille dans notre formation IA pour les ressources humaines. Quand plusieurs services déploient des outils d’IA en même temps, former un référent IA interne évite que chaque équipe réponde seule à ces questions. Le même raisonnement vaut côté commercial, où des agents qualifient aussi des contacts : voir Agents IA de prospection et qualification des leads.
Ce guide est un repère de vulgarisation, pas un avis juridique. Pour une fonction de tri ou d’évaluation de candidats, faites valider l’analyse par un conseil en droit social ou en protection des données.