La question de la fiabilité des données arrive toujours au mauvais moment : le jour où un assistant d’IA envoie un prix périmé à un client, ou où une relance part vers une adresse que tout le monde savait fausse. La réponse tient en une règle d’organisation plus qu’en un outil : pour chaque donnée, un endroit fait foi, et un seul.
Qu’est-ce qu’une source de vérité ?
Une source de vérité est l’endroit unique, désigné à l’avance, où une information est considérée comme exacte et tenue à jour. Si deux fichiers donnent deux prix différents pour le même produit, c’est la source de vérité qui tranche, et l’autre fichier est corrigé. Ce n’est pas forcément un logiciel coûteux : pour une TPE, ce peut être le logiciel de facturation pour les clients, un tableur partagé pour la grille tarifaire, le logiciel de caisse pour les stocks.
L’enjeu dépasse le confort. Le RGPD demande que les données personnelles soient « exactes et, si nécessaire, tenues à jour », et que les données inexactes soient effacées ou rectifiées sans tarder (article 5, principe d’exactitude). Avoir trois fichiers clients qui divergent rend ce principe difficile à tenir.
Quelles données a une TPE ?
Avant de choisir des sources, il faut savoir ce qu’on possède. La plupart des petites entreprises retrouvent les mêmes familles :
| Famille | Exemples | Où elle vit souvent | Source de vérité possible |
|---|---|---|---|
| Clients et prospects | Coordonnées, historique, devis | Messagerie, tableur, carnet, logiciel de devis | Le logiciel de devis et facturation, ou un CRM |
| Offre | Produits, prestations, prix, conditions | Site, plaquette, tableur, tête du dirigeant | Une grille tarifaire unique, datée |
| Opérations | Stocks, plannings, commandes fournisseurs | Caisse, agenda, tableur | L’outil qui enregistre le mouvement réel (caisse, logiciel de stock) |
| Finances | Factures, encaissements, impayés | Logiciel comptable, banque | Le logiciel de facturation, rapproché de la banque |
| Personnel | Contrats, plannings, absences | Dossiers papier, logiciel de paie | Le logiciel de paie ou le dossier du salarié |
| Savoir-faire | Procédures, modèles, réponses types | Dans la tête des gens, dans des mails | Un dossier documentaire partagé et versionné |
La dernière ligne est souvent la plus utile pour l’IA : un assistant qui répond à partir de vos procédures écrites (c’est le principe du RAG) ne peut pas mieux faire que ces procédures.
Comment savoir si une donnée est fiable ?
Une donnée fiable est exacte, complète pour l’usage prévu, à jour, et on sait d’où elle vient. Quatre questions suffisent pour l’évaluer, famille par famille :
- Qui la saisit ? Une personne nommée, ou « tout le monde » ? Une donnée sans responsable dérive.
- Quand est-elle mise à jour ? À chaque événement (une vente, un appel), ou de temps en temps ?
- Existe-t-il des copies ? Chaque copie est une occasion de divergence. Notez-les toutes.
- Peut-on la vérifier ? Un prix se vérifie contre une grille datée ; un stock, contre un inventaire.
À la fin de l’exercice, chaque famille a une ligne : sa source de vérité, son responsable, sa fréquence de mise à jour, les copies à supprimer ou à alimenter automatiquement depuis la source.
Quelles données ne pas confier à une IA ?
Les données sensibles sont une catégorie particulière de données personnelles définie à l’article 9 du RGPD : celles qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l’appartenance syndicale, ainsi que les données génétiques, biométriques servant à identifier une personne, les données de santé et celles concernant la vie ou l’orientation sexuelle. Leur traitement est interdit, sauf exceptions limitativement prévues, comme le consentement exprès de la personne, précise la CNIL.
Dans une TPE, elles apparaissent sans qu’on les cherche : un arrêt maladie dans un mail, une allergie notée dans une fiche client de restaurant, un certificat médical dans un dossier d’adhérent. Trois règles pratiques en découlent :
- Les isoler : les données sensibles ne vont pas dans les fichiers que l’on branche sur une IA ou une automatisation.
- Ne jamais les coller dans un assistant grand public : la CNIL recommande de ne soumettre que des informations qu’on est autorisé à partager, et de ne jamais y mettre de données personnelles ou couvertes par un secret.
- Minimiser : n’envoyer à l’outil que les champs nécessaires à la tâche (le RGPD parle de données « adéquates, pertinentes et limitées »). Détails dans notre guide IA et RGPD.
Pourquoi c’est le préalable à toute automatisation
Une automatisation lit une source, applique une règle et écrit quelque part. Si elle lit le mauvais fichier, elle produit une erreur à chaque exécution, sans fatigue et sans doute. C’est pour cela que le deuxième jour de la formation RS7311 commence par la typologie et la fiabilité des données de l’entreprise, la source de vérité et les données sensibles, avant toute prise en main de n8n.
Exemple, pour un artisan qui veut automatiser ses relances : avant de construire quoi que ce soit, il fixe que le logiciel de devis fait foi pour la liste des devis en attente, et que le tableur des contacts n’est plus qu’une copie alimentée depuis lui. La relance automatique lit alors une seule liste, à jour.
fiche · source de vérité d’une donnée
Donnée Devis envoyés et leur statut
Source de vérité Logiciel de devis (onglet « en attente »)
Responsable Le dirigeant, mise à jour à chaque envoi et à chaque réponse
Copies Tableur de suivi (à alimenter depuis la source), agenda (rappels)
Données sensibles Aucune ; coordonnées clients limitées au nom et à l’email
Usage IA prévu Relance des devis sans réponse depuis 10 jours, envoyée après validation humaine
Une fois cette fiche écrite pour deux ou trois données, le choix des tâches à automatiser devient beaucoup plus simple : on part de celles dont la source est déjà propre.