Dans la plupart des PME, l’IA est arrivée par les salariés avant d’arriver par la direction : un assistant ouvert avec un compte personnel, une automatisation montée par un collègue, un outil acheté par un service. Au bout de quelques mois, plus personne ne sait qui utilise quoi, avec quelles données, ni à qui poser une question. Le référent IA répond à ce problème. C’est une fonction, généralement confiée à un salarié en plus de son poste, pas forcément un nouveau recrutement.
Pourquoi nommer un référent IA
Aucun texte n’impose de nommer un référent IA dans une entreprise privée. Deux sources officielles rendent pourtant la fonction très utile :
- L’article 4 de l’AI Act, réécrit par le règlement (UE) 2026/1744 dit « omnibus » : les entreprises qui utilisent des systèmes d’IA prennent des mesures pour favoriser le développement de la maîtrise de l’IA par leur personnel, en tenant compte de leurs connaissances, de leur expérience et du contexte d’utilisation. Le texte précise que l’entreprise n’a pas à garantir un niveau donné pour chaque personne : c’est une obligation de moyens, qui se prouve par des mesures suivies dans le temps. Quelqu’un doit les suivre. Notre guide sur l’article 4.
- Les recommandations de la CNIL sur l’IA générative : encadrer l’usage par une politique ou une charte interne qui définit les usages autorisés et interdits, former les utilisateurs de façon adaptée, faire précéder le déploiement d’une analyse des risques, recueillir régulièrement l’avis des utilisateurs et, pour les usages sensibles, envisager la désignation d’un référent ou d’un comité éthique.
Sans personne pour porter ces mesures, la charte vieillit dès le premier changement d’outil, les nouveaux arrivants ne sont pas formés et les usages non déclarés reviennent. C’est le phénomène du shadow IA.
Les six missions du référent IA
- Accompagner les collègues dans leurs usages : répondre aux questions, aider à écrire un prompt ou à paramétrer un assistant, débloquer quelqu’un qui n’ose pas s’y mettre.
- Identifier et prioriser les cas d’usage : recueillir les tâches répétitives ou chronophages de chaque service, estimer le gain et le risque, proposer à la direction celles à traiter d’abord. Quelles tâches automatiser, et lesquelles garder.
- Tenir le cadre : la liste des outils validés, la charte d’utilisation de l’IA et sa mise à jour, les règles sur les données qu’on ne saisit jamais dans un outil.
- Diffuser les bonnes pratiques : une bibliothèque de prompts partagée, des retours d’expérience courts, l’accueil des nouveaux arrivants.
- Faire la veille sur les outils que l’entreprise utilise : changements de fonctions, de prix, de conditions d’utilisation des données. Ces produits évoluent chaque mois.
- Faire remonter à la direction les besoins, les incidents (une donnée sensible saisie par erreur, une réponse fausse envoyée à un client) et les décisions à prendre, comme l’achat d’une licence professionnelle ou l’arrêt d’un usage.
Ce que le référent ne fait pas : décider seul de la politique IA de l’entreprise, valider juridiquement un traitement de données personnelles, ou devenir le seul à savoir utiliser les outils. Son objectif est que l’équipe soit autonome.
Le bon profil
Le référent IA n’a pas besoin d’être technique. Les qualités qui comptent :
- Il connaît le métier : il sait reconnaître une réponse d’IA plausible mais fausse dans son domaine, ce qui est la compétence la plus utile. Une étude menée auprès de consultants a montré que l’IA améliore nettement certaines tâches et dégrade le résultat sur d’autres quand on la suit sans discernement (Dell’Acqua et al., 2023) : il faut quelqu’un qui sache où passe la frontière chez vous.
- Il est écouté par ses collègues et à l’aise pour expliquer, sans jargon.
- Il est rigoureux sur les données et la confidentialité, et sait dire non.
- Il est curieux et à l’aise avec les outils numériques, sans devoir coder.
Le profil se trouve souvent chez un assistant de direction, un responsable administratif, un chef de projet, un responsable qualité ou un manager de service. Dans une entreprise de plusieurs sites ou services, on nomme parfois un référent par service, coordonnés par l’un d’eux.
Le temps à lui consacrer
Il n’existe pas de norme. Le temps dépend du nombre d’utilisateurs, de la maturité des usages et de la phase : le lancement (inventaire, charte, premiers cas d’usage) demande plus de temps que le régime de croisière. Ce que nous recommandons :
- Écrire le temps alloué dans sa fiche de poste ou dans une lettre de mission, avec le périmètre et la personne à qui il rend compte.
- Retirer l’équivalent de son travail habituel : une mission ajoutée sans rien enlever ne tient pas.
- Prévoir un rendez-vous régulier avec la direction, mensuel au début, et un bilan à 90 jours pour ajuster le temps et les priorités.
Référent IA, DPO, DSI : qui fait quoi
| Fonction | Son rôle sur l’IA |
|---|---|
| Référent IA | Les usages : accompagnement, cas d’usage, charte, bonnes pratiques, veille, remontée des besoins. |
| Délégué à la protection des données (DPO), s’il existe | La conformité des traitements de données personnelles : la CNIL indique qu’il peut utilement jouer un rôle dans la gouvernance de l’IA générative, en lien avec le responsable de la sécurité, et l’associer à une éventuelle analyse d’impact. |
| DSI ou prestataire informatique | Les comptes, les accès, la sécurité, l’intégration des outils au système d’information. |
| Direction | Les décisions : outils achetés, usages autorisés ou interdits, budget, priorités. |
Dans une petite structure, une même personne peut cumuler plusieurs de ces casquettes. L’essentiel est que chaque rôle soit écrit quelque part. Pour aller plus loin sur les règles côté données, lisez nos repères IA et RGPD.
Comment former un référent IA
Un référent doit savoir trois choses : utiliser lui-même les outils à un bon niveau, accompagner les autres, et faire tenir un cadre. Une formation générique sur l’IA couvre la première, rarement les deux autres. Le parcours que nous conseillons :
- Le socle : ce que l’IA générative et les agents savent faire, où ils se trompent, le prompting, les règles sur les données.
- Le rôle : périmètre du référent, méthode d’identification et de priorisation des cas d’usage, accompagnement individuel d’un collègue.
- La diffusion et la gouvernance : animer une communauté interne, construire un kit de bonnes pratiques, évaluer un nouvel outil, tenir la charte et faire remonter les besoins.
- Un plan d’action pour les trois premiers mois, présenté à la direction.
C’est le contenu de notre formation Référent IA interne : 2 jours (14 h), pour 1 à 4 référents d’une même entreprise, à Paris ou dans vos locaux, au tarif de 3 500 à 5 000 € par groupe. Les référents repartent avec un kit (méthodes, modèles, check-lists), une trame d’animation, une grille d’évaluation des cas d’usage et leur plan d’action à 90 jours. Ce type de formation peut relever du plan de développement des compétences et, selon les conditions, d’une prise en charge par l’OPCO : les règles de financement par l’OPCO.
Si l’entreprise part de zéro, il est plus efficace de former d’abord toute l’équipe à un socle commun, puis le référent : il n’a pas à tout enseigner seul. Notre journée Littératie IA & AI Act sert à cela.