Dans une TPE, il n’y a en général ni service informatique ni juriste pour vérifier ce que fait chacun. Le risque ne vient donc pas tant de l’outil choisi que des comptes ouverts au fil de l’eau, souvent gratuits, avec les réglages par défaut. Le choix de l’outil lui-même est traité dans notre guide quelle IA choisir pour une TPE ; ici, on part des outils que vous utilisez déjà.
Quelles bonnes pratiques valent pour tous les outils ?
La CNIL, dans ses questions-réponses sur l’IA générative du 18 juillet 2024, recommande de ne jamais partager d’informations confidentielles, données personnelles ou secrets d’affaires, dans un service grand public, de vérifier les résultats et d’écrire une charte qui fixe les usages autorisés. Traduit en routine de travail :
- Avant : utiliser un compte professionnel, distinct de votre compte personnel, et réglé (voir les sections suivantes). Se demander si la tâche a vraiment besoin de données réelles.
- Pendant : remplacer noms, adresses, numéros et montants par des repères (« Client A », « [montant] »). Ne jamais coller de mot de passe, de coordonnées bancaires, de pièce d’identité ni de document de santé. Pour une conversation ponctuelle sensible, préférer le mode temporaire ou incognito de l’outil.
- Après : relire et vérifier chaque chiffre, date, nom et référence avant d’envoyer ou de publier ; c’est vous qui signez. Ne pas laisser un outil envoyer seul un message à un client.
Un exemple de demande anonymisée, pour un électricien indépendant qui relance un devis :
prompt anonymisé · relance de devis
Rôle Tu es l’assistant d’un électricien indépendant.
Contexte Devis [référence] envoyé à [Client A], particulier, pour [nature des travaux], sans réponse depuis [délai].
Tâche Rédige un e-mail de relance courtois qui rappelle l’objet du devis et propose un appel.
Contraintes Vouvoiement, cinq phrases au plus. N’invente aucun prix, délai ni condition : laisse les crochets que je compléterai moi-même.
Les vraies informations sont ajoutées dans votre messagerie, pas dans l’outil d’IA. C’est plus sûr, et la consigne « laisse les crochets » limite les inventions.
Comment régler ChatGPT pour un usage professionnel ?
D’après le centre d’aide d’OpenAI consulté le 30 octobre 2026 :
- Offres individuelles (Free, Plus, Pro) : vos conversations peuvent servir à améliorer les modèles tant que vous ne désactivez pas « Improve the model for everyone » dans Settings > Data controls (libellés de la page d’aide en anglais, traduits dans l’interface française). Autre chemin : choisir « Do not train on my content » sur le portail de confidentialité d’OpenAI.
- Le piège du pouce : sur ces offres, noter une réponse (pouce levé ou baissé) peut autoriser l’entraînement sur toute la conversation, même si vous avez désactivé le réglage.
- Discussions temporaires : elles ne servent pas à l’entraînement tant qu’elles restent temporaires.
- ChatGPT Business, Enterprise et l’API : les contenus ne servent pas à l’entraînement par défaut, et un retour sur une réponse ne change rien à cette règle.
Le détail offre par offre, avec la conservation des conversations : ChatGPT et la confidentialité des données.
Comment régler Claude pour un usage professionnel ?
D’après le centre de confidentialité d’Anthropic consulté le 30 octobre 2026 :
- Offres individuelles (Free, Pro, Max) : c’est vous qui choisissez si vos conversations servent à améliorer Claude. Le réglage se trouve dans Settings > Privacy, interrupteur « Help improve our AI models » (libellé de la page d’aide en anglais). S’il est activé, Anthropic indique pouvoir conserver les données sous une forme dé-identifiée jusqu’à 5 ans dans ses chaînes d’entraînement ; désactivé, ni les anciennes ni les nouvelles conversations ne servent aux futurs entraînements.
- Conversations supprimées : effacées des serveurs d’Anthropic sous 30 jours, selon sa page sur la conservation des données (mise à jour du 1er juillet 2026).
- Mode incognito : ces conversations ne servent jamais à l’entraînement, même si le réglage est activé.
- Offres professionnelles (Team, Enterprise, API) : pas d’entraînement par défaut, sauf si un utilisateur envoie un retour (pouce) ou si l’organisation l’accepte ; le propriétaire du compte peut désactiver les retours par le réglage « Rate chats » (page mise à jour le 18 août 2026).
Comment régler Gemini pour un usage professionnel ?
Gemini se distingue : avec un compte Google personnel, l’éditeur précise qu’une partie des conversations est lue par des réviseurs humains, et demande de ne pas saisir d’informations confidentielles que vous ne voudriez pas voir consultées. D’après l’aide Gemini consultée le 30 octobre 2026 :
- Compte Google personnel : le réglage « Conserver l’activité » enregistre vos conversations, supprimées automatiquement au bout de 18 mois par défaut (durée modifiable). Désactivé, les nouvelles conversations n’apparaissent plus dans votre activité mais restent conservées jusqu’à 72 heures pour le fonctionnement du service.
- Discussions temporaires : leur contenu ne sert pas à entraîner les modèles, même si Google les garde brièvement pour fournir le service et pour la sécurité.
- Compte Google Workspace de l’entreprise : d’après le centre de confidentialité Workspace (mise à jour du 6 octobre 2026), vos contenus ne sont pas utilisés pour entraîner des modèles sans autorisation, ne sont pas examinés par des réviseurs humains et ne sont pas partagés hors de votre organisation sans autorisation.
Conséquence pratique : si votre TPE utilise déjà Google Workspace, faites travailler l’équipe avec Gemini connecté au compte professionnel, jamais avec un compte Gmail personnel.
ChatGPT, Claude et Gemini côte à côte
Synthèse des pages officielles consultées le 30 octobre 2026. Ces règles changent souvent : relisez la page de l’éditeur avant de vous engager.
| ChatGPT (OpenAI) | Claude (Anthropic) | Gemini (Google) | |
|---|---|---|---|
| Compte individuel : entraînement | Oui par défaut, désactivable | Au choix de l’utilisateur | Conversations utilisées pour améliorer les services, relecture humaine d’une partie |
| Réglage à faire | Data controls, « Improve the model for everyone » | Privacy, « Help improve our AI models » | « Conserver l’activité » |
| Mode ponctuel | Discussion temporaire | Mode incognito | Discussion temporaire |
| Retour (pouce) sur une réponse | Peut autoriser l’entraînement sur la conversation (offres individuelles) | Peut autoriser l’entraînement, y compris en offre professionnelle | Non précisé sur les pages consultées |
| Offre professionnelle | Business, Enterprise : pas d’entraînement par défaut | Team, Enterprise : pas d’entraînement par défaut | Workspace : pas d’entraînement sans autorisation, pas de relecture humaine |
Quel cadre écrire pour éviter la shadow IA ?
La shadow IA, c’est l’usage d’outils d’IA par l’équipe sans que l’entreprise le sache ni l’encadre. Dans une TPE, elle se traite avec peu de chose :
- Faire la liste des comptes : qui utilise quel outil, avec quel compte, pour quelles tâches.
- Choisir un outil principal et le régler comme indiqué plus haut, ou passer à une offre équipe dès que plusieurs personnes traitent des dossiers clients avec l’IA.
- Classer les usages en trois colonnes : autorisé (rédiger un brouillon, reformuler), à encadrer (données clients anonymisées, contenus publiés) et interdit (données de santé, mots de passe, décisions sur une personne sans relecture).
- Écrire une charte d’une page qui reprend ces colonnes, les outils autorisés et la règle de relecture ; modèle dans notre guide charte IA en entreprise.
Dès que des données personnelles passent dans un outil d’IA, le RGPD s’applique comme pour n’importe quel logiciel : base légale, information des personnes, contrat avec le fournisseur. C’est un argument de plus pour l’offre professionnelle, qui vient avec un contrat de traitement des données. Pendant la formation certifiante RS7311, le RGPD et les limites de l’IA générative sont abordés dès le premier jour, puis les données sensibles de votre TPE le deuxième, avant de brancher l’IA sur vos données réelles.